Unit Satuan (UoM) dan Kemasan:
Awas, Jangan Keliru!
Unit of Measure ( UoM) atau Unit Satuan merupakan faktor penting dalam sistem ERP. Keliru menetapkan UoM pada katalog produk dapat membawa bencana pada manajemen Persediaan dan Akunting ERP Anda.
Berikut 2 contoh kasus mengenai Unit of Measure (Unit Satuan)
Suatu usaha distributor makanan ringan (biskuit) membeli biskuit dari pabrik dalam kemasan Karton dan menjual kepada toko juga dalam kemasan Karton. Oleh karena itu tim ERP Distributor itu menetapkan bahwa Unit of Measure (UoM) Biskuit adalah Karton(XX), dimana XX adalah isi Karton (misalnya 24 bungkus, 48 bungkus, dan seterusnya).
Suatu pabrik pembotolan air minum dalam kemasan (AMDK) memproduksi AMDK dalam berbagai ukuran: Gelas 200 ml, Botol 350 ml, Botol 600 ml, Botol 1500 ml, dst. Pabrik menjual AMDK dalam kemasan Karton. Karena alasan ini, ditambah kemasan karton itu juga masuk sebagai komponen BOM, maka tim ERP Perusahaan menetapkan Unit of Measure (UoM) AMDK adalah dalam satuan Karton(XX).
Dua contoh kasus di atas adalah kasus nyata (industrinya tidak harus Biskuit dan AMDK) yang menunjukkan kekeliruan pemahaman UoM. Pada akhirnya tim akunting dan inventory yang pusing tujuh keliling karena ketidakcocokan perhitungan stock dan valuasinya.
Apa masalahnya? Bukankah Unit of Measure dan kemasan hanya sekedar konversi satuan? Mari kita bedah.
Unit Satuan (UoM) dan Kemasan
- Unit of Measure (UoM): Satuan hitung dasar untuk stok dan akuntansi (Contoh: Botol, Liter). Bersifat generik dan permanen mengubah angka stok.
- Product Packaging: Wadah fisik untuk mempermudah logistik dan barcode scanning (Contoh: Dus isi 24, Palet isi 80 Dus). Hanya bersifat sebagai “lapisan” pembantu.
| Parameter | Unit Satuan (UoM) | Kemasan (Packaging) |
|---|---|---|
| Fungsi Utama | Satuan hitung dasar untuk transaksi dan stok. | Wadah fisik untuk mempermudah logistik. |
| Sifat | Generik. Bisa dipakai di banyak produk (misal: kg, pcs, meter). | Spesifik Produk. Didefinisikan khusus per produk (misal: Box isi 10). |
| Dampak Stok | Mengubah angka kuantitas stok secara permanen. | Hanya indikator pembantu; stok tetap dalam satuan UoM. |
Kapan Menggunakan Unit Satuan?
Gunakan UoM jika Anda melakukan konversi satuan yang mempengaruhi nilai stok atau harga jual secara langsung. UoM bersifat wajib untuk menentukan satuan terkecil yang disimpan di gudang.
Contoh Skenario
- Anda membeli kabel dalam Roll (100 meter) tetapi menjualnya dalam satuan Meter. Di sini, Roll dan Meter adalah UoM karena sistem harus menghitung sisa stok dalam meter secara akurat.
- Anda membeli beras dalam Karung (50 kg) tapi menjualnya per Kg.
Kapan Menggunakan Kemasan?
Gunakan kemasan jika Anda ingin mempermudah proses input data dan operasional fisik tanpa mengubah satuan dasar stok. Kemasan sangat berguna untuk pemindaian barcode dan otomatisasi di Sales/Purchase Order.
Contoh Skenario
- Anda menjual Baterai dalam satuan “Pcs”. Namun, vendor mengirimkannya dalam “Box isi 12”.
- Dengan Kemasan, saat Anda mengetik “1” pada kolom Kemasan di Purchase Order, sistem otomatis mengisi kuantitas menjadi “12 Pcs”.
- Di gudang, tim hanya perlu pindai barcode pada Box tersebut, dan sistem langsung tahu itu berisi 12 Pcs.
Apa Jadinya Bila Satuan Kemasan dijadikan Unit Satuan?
- Distributor biskuit boleh saja menetapkan kebijakan jual-beli dalam kemasan Karton. Tapi bagaimana bila ada retur dari toko karena Karton rusak dan ternyata ada beberapa pak biskuit ikut sobek/rusak. Bagaimana menghitung retur dalam satuan ini jika UoM menggunakan Karton?
- Pabrik AMDK boleh saja menetapkan Karton sebagai UoM, tetapi bagaimana bila dalam produksinya ada produk AMDK yang tidak lolos QC? Bagaimana menghitung jumlah produk yang tidak lolos QC dalam satuan Kemasan, sementara aktualnya dalam satuan botol/cup?
- Misalkan, Karton isi 24. Bila ada retur atau produk cacat 1 unit, maka secara stok, produk retur atau cacat ini berjumlah 1/24 = 0,041666666667. Sistem ERP umumnya menggunakan 2-3 desimal, sehingga pecahan tidak berhingga pada contoh ini akan dibulatkan menjadi 0,04 atau 0,042. Dengan demikian ERP akan menghitung 1 unit tadi sebagai 0,96 (0,04 x 24) atau 1,008 (0,042 x 24). Kalikan dengan jutaan unit, maka tim akuntansi persediaan Anda akan mengundurkan diri karena tidak mungkin membuat rekonsiliasi selisih antara perhitungan dan fisik ini.
- Bila prinsipal memutuskan untuk mengubah kemasan (misalnya dari Karton24 mejadi Karton22), maka Anda harus membuat produk baru untuk produk yang secara fisik masih produk yang sama (hanya beda di kemasan). Tim Persediaan Anda akan membenci principal karena di lapangan akan sulit membedakan produk pecahan dari Karton24 dan Karton22, sementara produk Karton24 harus dinon-aktifkan karena tidak diproduksi lagi kemasannya (bukan produknya).
- Bagaimana bila bahan kemas Karton tadi menjadi komponen BOM (Bill of Material)? Bukankah tidak mungkin juga mengubah satuan bahan kemas tadi menjadi 1/24? Solusinya adalah membuat BOM dengan unit produksi sejumlah isi kemasan Karton itu. Bila kemasannya adalah Karton24, maka BOM produk itu disusun untuk membuat produk sejumlah 24 unit.
- Selain bahan kemas, di BOM juga ada komponen lain seperti label, tutup botol, bahan kemas primer (yaitu yang langsung membungkus makanan/biskuit). Bila UoM produk dalam satuan Karton, maka label, tutup botol, dan bahan kemas primer itu juga harus mengikuti jumlah per Kartonnya. Masalahnya, bila dalam proses produksi ada tutup botol yang pecah, label yang sobek, bahan kemas primer yang rusak cetakannya, Anda tidak bisa menggantikannya begitu saja tanpa melalui perhitungan konversi Karton ke satuan yang desimalnya memusingkan itu.
- Bila ada rencana produksi biskuit sebanyak 1000 Karton24, kemudian pada akhir produksi, produk yang dihasilkan sebanyak 23.980 bungkus (yang 20 bungkus lagi tidak lolos QC, atau produk cacat, atau apapun, maka akan ada 999,167777 Karton 24 masuk ke Gudang Barang Jadi. Bagaimana tim Warehouse menghitung jumlah ini secara fisik?
Kesimpulan, gunakanlah satuan terkecil produk sebagai UoM, sebagai dasar perhitungan stok dan nilai persediaan. Kemudian gunakanlah satuan kemasan (Karton24, Box36, dll) sebagai satuan logistik untuk memudahkan transaksi harian di penjualan maupun di distribusi.
Bagaimana Odoo Menangani Unit Satuan dan Kemasan?
Odoo =< V18: Unit Satuan dan Kemasan Terpisah
Sampai dengan Odoo versi 18, Unit Satuan dikelola terpisah dengan Kemasan (Odoo: Product Packaging). Odoo mempunyai master Unit Satuan (UoM) yang berlaku generik untuk semua produk; dan Odoo mempunyai master Product Packaging untuk setiap produk. Unit Satuan dapat digunakan oleh semua produk, misalnya satuan Kg, bisa dipakai oleh Produk A, Produk B, dst. Sementara Product Packaging hanya berlaku untuk satu produk tertentu. Artinya, walaupun sama-sama Karton24 misalnya, tetapi Karton24 untuk Produk A berbeda dengan Karton24 untuk ProdukB. Masing-masing produk mempunyai kemasannya masing-masing.
Jika konfigurasi Product Packaging sudah aktif, maka di Sales Order akan muncul kolom Packaging dan Packaging Quantity. User bisa input jumlah produk melalui Unit Satuan atau Product Packaging. Kolom Qty (Unit Satuan) dan Packaging Qty akan menyesuaikan dengan konfigurasi kemasannya.
Sales Order kemudian akan membuat Delivery Order. Pada Delivery Order ada informasi kemasan yang digunakan, tetapi quantity yang ditampilkan adalah Quantity Unit Satuan (UoM).
Demikian juga pada Invoice, informasi yang ditampilkan adalah Quantity Unit Satuan (UoM).
Pada Sales Order, bila Quanity UoM tidak sesuai dengan konfigurasi Product Packaging, sistem akan mengeluarkan peringatan.
Odoo 19: Unifikasi Unit Satuan dan Kemasan
Di Odoo 19, Unit Satuan (UoM) dan Kemasan (Product Packaging) disatukan dalam konfigurasi Units & Packagings. Dengan demikian tidak ada lagi konfigurasi Kemasan terpisah yang hanya berlaku untuk satu produk. Karton24 misalnya, yang dikonfigurasi sebagai satuan 24 Units, dapat digunakan di semua produk, tidak lagi harus konfigurasi Kemasan di setiap produk.
Setelah Units & Packagings didefinisikan, kemudian definisikan kemasan di setiap produk menggunakan konfigurasi Units & Packaging tadi.
DI Sales Order sekarang juga hanya muncul Units, tidak ada lagi kolom Kemasan. User bisa pilih apakah akan menjual dalam Units (sebagai UoM) atau dalam Pacakgings.
Di Delivery Order, satuan yang muncul di stock-picking adalah dalam Unit Satuan (UoM),walaupun di Sales Order dalam Packaging. Hal ini akan memudahkan Inventory bila pengirimannya dilakukan secara parsial (misalnya 20 Units, bukan 1 Karton24 lengkap).
Jadi, baik Odoo 19 maupun versi sebelumya, bisa menangani Unit Satuan dan Kemasan, walaupun caranya berbeda.