Catatan Konsultan: Mengapa Jadwal dan Anggaran Bukan Akar Masalah Proyek ERP?
Setiap proyek pasti ada risikonya, termasuk juga proyek implementasi ERP. Berikut ini kami berbagi pengalaman dari berbagai proyek implementasi Odoo mengenai risiko yang pernah kami hadapi. Masalah anggaran dan jadwal proyek hanyalah suatu gejala kesehatan proyek karena sejumlah risiko proyek yang belum ditangani.
Setiap proyek pasti ada risikonya, termasuk juga proyek implementasi ERP. Berikut ini kami berbagi pengalaman dari berbagai proyek implementasi Odoo mengenai risiko yang pernah kami hadapi. Tentunya tulisan ini bersifat subjektif karena berdasarkan pengalaman kami. Namun, kami berusaha objektif dengan melihat kemiripan risiko dari proyek satu ke yang lain dan mencoba merumuskannya.
Lima Risiko Utama
Berdasarkan pengalaman kami ini, ada 5 risiko utama yang akan dihadapi oleh setiap proyek implementasi ERP, termasuk Odoo. Kelima risiko di bawah ini dipaparkan tanpa urutan prioritas tertentu, karena setiap proyek menghadapi kadar dan dampak yang berbeda-beda.
1. Kendali Ruang Lingkup (Scope Creep)
Proyek ERP sering membengkak dari segi waktu dan biaya karena adanya permintaan fitur tambahan di tengah jalan yang tidak direncanakan sejak awal. Tanpa kontrol ruang lingkup yang ketat, proyek bisa mengalami penundaan bertahun-tahun dan melampaui anggaran secara signifikan.
2. Ketidaksesuaian Proses Bisnis
Risiko ini muncul ketika perusahaan mencoba memaksakan ERP untuk mengikuti proses manual yang lama (yang mungkin sudah tidak efisien), atau sebaliknya, memaksa proses bisnis berubah total mengikuti standar sistem tanpa mempertimbangkan kebutuhan unik perusahaan. Hal ini sering berujung pada kustomisasi berlebihan yang membuat sistem sulit diupgrade di masa depan.
3. Dukungan Eksekutif (Top Management)
ERP bukan sekadar proyek IT, melainkan perubahan cara kerja perusahaan. Tanpa dukungan penuh dari jajaran direksi, sumber daya (anggaran dan personel) akan sulit dialokasikan dan hambatan antardepartemen akan sulit diatasi.
4. Kesiapan Organisasi
Karyawan sering kali resisten terhadap sistem baru karena merasa terancam atau enggan mempelajari proses yang berbeda. Jika perusahaan tidak melakukan sosialisasi dan pelatihan yang memadai, sistem ERP yang canggih sekalipun akan ditinggalkan atau digunakan dengan setengah hati.
5. Integritas Data
Sistem ERP hanya seakurat data yang dimasukkan ke dalamnya (garbage in, garbage out). Risiko muncul saat data dari sistem lama tidak dibersihkan (cleansing), tidak konsisten, atau hilang saat migrasi. Data yang berantakan akan menyebabkan laporan keuangan dan operasional menjadi tidak valid.
Mitigasi Risiko
Berikut ini beberapa cara yang biasa kami lakukan untuk mitigasi risiko-risiko di atas. Tentunya bisa jadi masih ada cara-cara lainnya. Poin pentingnya adalah mengidentifikasi risiko proyek sejak awal dan menyiapkan langkah-langkah untuk mitigasi dan meminimalkan dampak negatif bila risiko terjadi.
1. Bentuk Steering Committee
Steering Committee (SC) bertugas mengarahkan proyek agar tetap pada tujuan semula dan memutuskan isu-isu proyek yang tidak bisa diputuskan di tingkat project manager. SC terdiri dari eksekutif klien dan konsultan, yang dengan demikian secara tidak langsung “memaksa” jajaran manajemen untuk ikut serta dalam proyek ERP ini.
Salah satu contoh klasik dari tugas SC adalah ikut menentukan bagaimana suatu proses persetujuan suatu proses bisnis didefinisikan dalam ERP. Hal ini melibatkan perumusan hak akses user dan peran karyawan pada suatu proses bisnis tertentu. Hal-hal seperti ini biasanya di luar jangkauan tim proyek klien (apalagi tim IT) dan biasanya membutuhkan pandangan dari manajemen puncak.
2. Buat aturan aliran komunikasi
Perlu ada kesepakatan antara klien dan konsultan tentang bagaimana mereka mengelola komunikasi. Misalnya, penentuan medium komunikasi: apakah komunikasi dalam chat bisa mengikat kedua belah pihak? Atau hal-hal tertentu harus dikonfirmasi ulang oleh kedua belah pihak menggunakan media email? Apakah kedua belah pihak mengizinkan chat personal antarpersonel klien dan konsulan? Atau semua komunikasi proyek harus menggunakan grup chat?
Kemudian, apakah setiap orang di tim klien berhak meminta tambahan requirement dan setiap orang di tim konsultan berhak memutuskan? Atau tentukan satu orang tim klien yang berwenang mengajukan permintaan tambahan dan satu orang di tim konsultan yang berwenang memutuskan? Hal-hal seperti ini penting disepakati sejak awal karena komunikasi adalah salah satu faktor kunci keberhasilan proyek.
3. Kendalikan ruang lingkup secara disiplin
Pada umumnya, fitur-fitur ERP yang disepakati di awal berbeda dengan fitur akhir ERP yang akan digunakan (live). Namun, perubahan fitur-fitur ini sepanjang proyek harus dikendalikan secara disiplin. Tim konsultan harus mampu menjabarkan secara rinci fitur-fitur yang ditawarkan dalam suatu daftar fitur yang lengkap. Kemudian kedua belah pihak secara interaktif berdiskusi tentang semua fitur itu satu per satu untuk memastikan definisi fitur agar jelas dan tidak ambigu. Sering kali tim konsultan harus menunjukkan seperti apa fitur-fitur tersebut di sistem ERP yang akan diimplementasikan. Jika perlu, daftar lengkap fitur ini dijadikan dokumen resmi yang mengikat kedua belah pihak.
4. Lakukan (beberapa kali) pelatihan
Pelatihan yang tepat akan mengurangi resistensi karyawan terhadap sistem baru. Pelatihan bisa dilakukan secara bertahap dan berulang; misalnya, pelatihan awal untuk mengenal sistem ERP, lalu pelatihan kedua untuk menguji sistem ERP, dan terakhir, pelatihan untuk menggunakannya secara efektif.
5. Lakukan pengujian yang komprehensif
Pada proyek implementasi ERP biasanya ada tahap pengujian yang disebut UAT (User Acceptance Test). Pengujian ini dilakukan untuk memastikan bahwa sistem ERP yang dibangun sesuai dengan kebutuhan yang telah didefinisikan sebelumnya. Untuk memastikan kesesuaian ini, perlu dibuat suatu skenario pengujian. Skenario pengujian ini dibuat sesuai dengan daftar fitur yang telah disepakati.
Sering kali penguji sistem bukan orang yang sehari-hari terlibat dalam proyek, sehingga sering ditemui ada permintaan baru yang bisa jadi melenceng dari daftar fitur yang telah disepakati. Di sini terlihat pentingnya organisasi tim klien, komunikasi proyek, dan pelatihan.
Walaupun daftar fitur sudah disepakati dan skenario pengujian sudah dibuat, masih ada kemungkinan sistem tidak lulus uji. Tindak lanjut hal-hal yang belum lulus ini sering kali menimbulkan requirement baru yang karena satu atau lain hal belum pernah dibicarakan sebelumnya. Kedua belah pihak perlu mendiskusikan dan menyepakati jalan keluarnya.
6. Gunakan anggaran dan jadwal sebagai alat kontrol
Anggaran dan jadwal dapat dijadikan sebagai dashboard proyek. Bila ada bagian proyek yang terlambat atau melebihi anggaran, maka hal ini menunjukkan ada “ketidakberesan” dalam proyek. Ketidakberesan ini perlu ditelusuri penyebabnya dan dicarikan solusinya.
Beberapa contoh: scope creep sering menyebabkan jadwal molor dan anggaran bengkak. Oleh karena itu, tim konsultan perlu secara disiplin mengendalikan jadwal dan anggaran sampai ke tingkat mikro. Penyusunan data master yang akan digunakan dalam sistem baru ERP sering kali memakan waktu, karena tim klien harus membersihkan data terlebih dahulu supaya data yang digunakan benar-benar yang akan digunakan, bukan data sampah. Implementasi ERP baru sering kali harus mengubah cara kerja organisasi. Perubahan ini memerlukan persetujuan manajemen puncak untuk dilaksanakan. Selama perubahan ini belum disetujui, proyek ERP akan tertunda. Masih banyak contoh-contoh lain penyebab dari molornya jadwal atau anggaran yang membengkak disebabkan oleh mitigasi risiko yang kurang baik.
Pengalaman kami dalam mengawal berbagai proyek implementasi Odoo menunjukkan bahwa setiap perjalanan memiliki keunikannya tersendiri. Namun, dengan pengidentifikasian risiko yang tepat sejak dini, tantangan seberat apa pun dapat dikelola dengan lebih terukur.
Bagaimana dengan pengalaman Anda? Apakah Anda pernah menghadapi risiko serupa atau mungkin memiliki perspektif berbeda mengenai mitigasi risiko ERP? Kami sangat terbuka untuk berdiskusi lebih lanjut, menerima masukan, atau menjawab pertanyaan Anda terkait topik ini. Silakan berikan komentar Anda di bawah ini atau hubungi kami secara langsung melalui email untuk diskusi yang lebih mendalam.